Agosto 2018


Introducción:

La capacitación continua de personal permite a los integrantes de una organización conocer, planear, mejorar y realizar de manera más eficiente sus actividades en colaboración con los demás miembros del equipo.

Esta actividad se convierte en una forma de mejorar el presente de una empresa y construir un futuro en respuesta a las necesidades de contar con un equipo de trabajo calificado y productivo, mejorando sus habilidades, actitudes y conocimientos. La capacitación debe ser coherente y correspondiente con la misión y los valores de cada empresa.
Por estas razones el SGC-VAF desarrolla estrategias orientadas a el fortalecimiento de los conocimientos de todos los integrantes de este gran proyecto, buscando así, generar un ambiente adecuado para desarrollar las actividades que requiere el Sistema de Gestión con alto porcentaje de eficacia.

¿Sabían qué?

Según Harvard Business Review, mediante un estudio comprobó que las empresas pierden un estimado de $31,5 millardos de dólares al año por la falta de transferencia de conocimiento.
Al documentar los conocimientos de los empleados, incluyendo aquellos relacionados con los procesos internos de la organización y las mejores prácticas para cada rol, se optimiza la transferencia.

Según el mismo estudio mencionado anteriormente, el aprendizaje es más efectivo cuando se hace a través de la interacción con personas en el trabajo. Cuando los empleados aprenden directamente de sus colegas o superiores, sienten mayor compromiso en aplicar los conocimientos adquiridos de igual forma también se genera un intercambio y proceso en el cual el empleado entiende mejor el porqué de un método de acción enseñado y cómo adaptar de manera óptima las teorías aprendidas, a su rol.

Algunos Beneficios de tener empleados capacitados

➥Creación de una comunidad de soporte para el aprendizaje
➥Aumento de la productividad y capacidad de innovación de la empresa
➥Fortalecimiento de la Cultura Organizacional
➥Motivación del personal



¿ QUE ES CAPACITACIÓN?


Encontrar mecanismos que den al personal los conocimientos, habilidades y actitudes que se requieren para lograr un desempeño óptimo durante toda la estadía del trabajador dentro de la organización, es una inversión que beneficiará tanto a la empresa como a sus colaboradores.

Motivo por el cual el SGC-VAF para garantizar que el personal que conforma los procesos y subprocesos del Sistema de Gestión de la Calidad de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, cuenten con las competencias, habilidades y capacidades necesarias para un óptimo desempeño laboral, en meses pasados ejecuto actividades de Inducción y Reinducción.


Repasemos….

El SGC-VAF cuenta con el programa de capacitaciones determinado con un alcance para la formación de los procesos y subprocesos que comprenden el Sistema de Gestión de la Calidad VAF y demás procesos institucionales de la Universidad de Santander en los campus de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar.

Este programa se considera una herramienta de mejora del capital humano para la realización de las actividades que desarrollan a diario y de esta manera contribuir al cumplimiento de uno de los objetivos del SGC-VAF. La formación del personal de la Universidad de Santander, es una combinación de esfuerzos entre el proceso y/o subprocesos al cual está adscrito el empleado, Talento Humano y el compromiso establecido en la política de calidad del sistema, para que las capacitaciones sean acordes a lo requerido.

El programa está estructurado en 5 fases:




A continuación, encontraremos registros de cómo se desarrollaron estas actividades.


Capacitación 2018



Capacitación 2018

Capacitación 2018

Capacitación 2018


Capacitación 2018

Capacitación 2018




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Junio 2018

Un concepto que debemos aceptar es que el riesgo es parte de la vida, algo cotidiano con lo que deberíamos estar acostumbrados a vivir. Caminar por la calle tiene riesgos. Hacerlo dentro de la casa también. La buena noticia es que el riesgo se puede controlar, eso también hay que saberlo. Pero para hacerlo debemos conocerlo, no ignorarlo que es lo que eventualmente hacemos.

Entonces recordemos que:

La apreciación del riesgo se puede realizar con diferentes grados de profundidad y de detalle, y utilizando métodos o técnicas mencionados en el SGC-VAF. La forma de la apreciación y de sus resultados debería ser consecuente con los criterios de riesgo desarrollados como parte del establecimiento del contexto.

¿Qué es el pensamiento basado en el riesgo?

El pensamiento basado en el riesgo es algo que todos nosotros hacemos automáticamente.

Ejemplo: Si deseo cruzar una calle miró el tráfico antes de iniciar. No me pararé frente a un vehículo en movimiento.

El pensamiento basado en el riesgo siempre ha estado presente en ISO 9001, esta revisión lo incorpora en la totalidad del sistema de gestión.

En ISO 9001 2015 el riesgo es considerado desde principio y a través de toda la norma, haciendo la acción preventiva una parte de la planificación estratégica, así como la operación y la revisión.

El pensamiento basado en el riesgo ya forma parte del enfoque por procesos.

Ejemplo: Para cruzar la calle puedo ir directamente o puedo usar un puente peatonal cercano. El proceso que yo escoja será determinado considerando los riesgos.

Comúnmente, el riesgo se entiende algo negativo. En el pensamiento con base en el riesgo, también se puede encontrar la oportunidad, está algunas veces se considera el lado positivo del riesgo.

Ejemplo: 

Cruzar la calle directamente me da la oportunidad de llegar al otro lado rápidamente, pero existe un riesgo aumentado de lesión debido a los vehículos en movimiento.

El riesgo de usar el puente peatonal es que me puedo retrasar. La oportunidad de usarlo es que existe menos chance de resultar lesionado por un vehículo.

La oportunidad no siempre se relaciona directamente con el riesgo, pero siempre se relaciona con los objetivos. Al considerar una situación puede ser posible identificar oportunidades para mejorar.

Ejemplo

El análisis de esta situación muestra oportunidades adicionales para la mejora:

* Un metro que vaya directamente bajo la vía
* señales de tránsito peatonales, o
* desviar la vía de manera que el área no tenga tráfico

Es necesario analizar las oportunidades y considerar en cual se puede o se debería actuar. Se deben tomar en consideración tanto el impacto como la factibilidad de tomar una oportunidad. Cualquiera que sea la acción que se tome, cambiarán el contexto y los riesgos esto se deben reconsiderar. 

A continuación, compartimos el trabajo de equipo y la participación de los procesos del SGC-VAF.

El equipo de trabajo de  Registro y control del campus de cúcuta, se unió al juego realizando su propia sopa de letras.



El equipo de trabajo de Gestión de Tic del campus Cúcuta, publico en su cartelera los resultados y decidieron asignarse tareas que calificaron como pendiente. Quedamos atentos a los resultados en una próxima edición.
El equipo de Gestión Documental, se puso a prueba también participando en la realización de los diferentes juegos propuestos. 


De igual manera en esta tercera edición, seguimos compartiendo juegos que nos ayudan a desarrollar habilidades y destrezas que pueden ser utilizadas en nuestro ambiente laboral, social y personal.

Así, que anímese e imponga récords y propóngase metas…. A jugar…


TORRE HUMANO
El juego consiste en armar una torre con cada uno de los hombres que aparecen sobre las flechas ( ←↑→).



ZOO
El juego consiste en armar un rompecabezas con los animales ubicados por fuera del recuadro.



PUZZLE
El juego consiste en armar la figura que aparece en la imagen, en el menor tiempo posible.


SOMBRAS
El juego consiste en ubicar cada figura en su respectiva sombra, hazlo rápido el tiempo se acaba.



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Abril 2018

En esta segunda publicación queremos incentivar a todos nuestros lectores a repasar conceptos del Sistema de Gestión de la Calidad VAF de una manera divertida y competitiva.
El juego activo e imaginativo se caracteriza por ser un recurso creador, tanto en el sentido físico (desarrollo sensorial, motor, muscular, coordinación psicomotriz), como en el mental, con un claro valor social y afectivo, puesto que contribuye a la formación de hábitos de cooperación y ayuda con un carácter motivador. Es así como desde el SGC-VAF, invitamos a todos nuestros compañeros a dedicar unos minutos al esparcimiento, diversión y se animen entre todos a colocar metas y superarlas…

1. Cada proceso y subproceso debe disponer de tiempo para divertirse y aprender.

2. Entre los integrantes de cada equipo de trabajo, se deben elegir al azar los turnos de participación.

3. Entre los integrantes de cada equipo de trabajo, se deben elegir al azar los juegos en que se participarán.

4. Se deben dejar evidencias (fotos, comentarios, relatos, retroalimentaciones entre otros), los cuales deben ser remitidos al siguiente correo electrónico sgc-vaf@udes.edu.co.


5. Las evidencias deben registrar tiempos, nombres de los participantes, resultados de la competencia y palabras del ganador.


Estas evidencias, serán publicadas en nuestro blog de Experiencias Exitosas, porque somos Un nuevo estilo de gestión.

Los juegos son la forma más elevada de la investigación” Albert Einstein


A continuación, encontrarás los juegos que serán la herramienta de diversión y aprendizaje. 


EJERCICIO DE LOS BOTES DE AGUA

Léelo en voz alta atentamente y en una hoja escribe la respuesta


Una madre manda a su hijo al río para que le traiga exactamente 3 litros de agua, Para ello le da un bote de 4 litros y otro de 9 litros ¿cómo puede medir el niño con exactitud los tres litros sirviéndose únicamente de los dos botes?



El juego, como ejercicio de expresión de nuestros intereses y motivaciones, es una actividad socialmente aceptada que nos permite dar rienda suelta a nuestros impulsos y por esta razón jugamos tal y como somos, o bien, proyectando cómo deseamos ser.

LA RANITA SALTARINA

Crea un vídeo mientras que el participante intenta superar la prueba…. La ranita saltarina consiste en cambiar de lugar (Derecha a Izquierda // Izquierda a Derecha) cada una de las ranitas del mismo color.


¿A que nivel quieres llegar?, haz un vídeo mientras lo intentas... Las barras, consisten en sacar la barra de color azul petroleo de recuadro en el que se encuentra; para esto se pueden mover las otras barras solo en la dirección que se encuentran.


SOPA DE LETRAS Y CRUCIGRAMAS




Todos los participantes juegan a encontrar los siguientes códigos alfabéticos determinados para la Universidad de Santander, el primero que termine es el ganador….  Crea un vídeo mientras que el participante intenta superar la prueba….



Repasemos definiciones establecidas dentro del Manual de Calidad del SGC-VAF. mientras que el participante intenta superar la prueba, creemos registros fotográficos….

Definiciones

1. Actividad para mejorar el desempeño.
2. Resultado Medible.
3. Grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.
4. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades realizadas.
5. Efecto de la Incertidumbre.
6. Persona u organización que puede afectar, verse afectada o percibirse como afectada por una decisión o actividad.
7. Plan para lograr un objetivo a largo plazo o general.
8. Proceso para determinar un valor.
9. Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una organización.
10. Aspiración de aquello que una organización querría llegar a ser, tal como lo expresa la alta dirección.
11. Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.
12. Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan.

*****

Introducción
Recrear un texto donde se registren experiencias vividas, en un proceso de transformación de conceptos, particularidades y características de la gestión en una institución, resulta una tarea interesante, requiere revivir cada una de las situaciones que dieron forma a los servicios y hechos  en el desarrollo de las actividades laborales en cada uno de los procesos y subprocesos, que conforman el Sistema de Gestión de Calidad VAF en la Universidad de Santander. La creatividad y participación de los funcionarios , se integran con la firme intención y convicción de colaborar, de disponer de lo mejor de cada uno de ellos en este empeño, por cooperar efectivamente en el propósito de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera.

Experiencias Exitosas, es una herramienta que se basa en el aprendizaje, como una de las dimensiones del ser humano, para desarrollar capacidades, promover el cambio y la innovación en el Sistema de Gestión de la Calidad VAF, alineando las Políticas Institucionales y las necesidades y particularidades de los contextos del sistema de gestión.


En este Blog, se muestran las experiencias exitosas que se ejecutaron desde los diferentes procesos y subprocesos, del Sistema de Gestión de la Calidad VAF.

ACTIVOS FIJOS

Pictogramas

Teniendo en cuenta que un pictograma es un signo claro y esquemático, que representa un objeto real, figura o concepto, y sintetiza un mensaje que puede señalar o informar sobrepasando la barrera de las lenguas,  el subproceso de Activos Fijos de Bucaramanga,  utilizó esta herramienta para apropiar y reforzar los diferentes conceptos determinados por el SGC-VAF, al interior de su equipo de trabajo.

Una vez socializados los pictogramas, se ubicaron dentro de la oficina del subproceso y diariamente se creaban espacios para debatir acerca de los conceptos mencionados en esta herramienta.
Pictograma de Propiedad del Cliente

Pictograma  de Toma de Decisiones

Pictograma de la Calidad en el Subproceso
Pictograma  de la Misión y Visión del SGC-VAF
Pictograma de los Objetivos

Pictograma de Nuestros Valores

Pictograma de los Requisitos

ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO

Aprendiendo Calidad 

Cada funcionario de Admisiones y Registro Académico del Campus Cúcuta, realizó diferentes actividades para socializar y reforzar los conceptos del Sistema de Gestión de Calidad VAF, a través de dinámicas, exposiciones, juegos interactivos, rompecabezas, etc.

En la primera sesión, se trabajaron los principios de la calidad, donde a cada funcionario se le asignó un principio para explicarlo al equipo de trabajo. La actividad para validar  el  aprendizaje, fue  resolver un laberinto, donde se describían los principios de calidad aprendidos.

Aparecen en la foto: funcionarios del proceso de Admisiones y Registro Académico desarrollando actividades de fortalecimiento de los diferentes conceptos del SGC-VAF. 
Aparecen en la foto de izquierda a derecha: Esperanza Rojas Flórez, Yulieth Corredor Rincón, Yemileth  Caceres y Leidy 
En la segunda sesión, se reforzaron los conceptos determinados por el Sistema de Gestión de Calidad VAF, a través de la realización de una sopa de letras, donde se detallaron los atributos de la política de calidad y  con el juego del ahorcado, se dio a conocer el contenido mínimo del manual de calidad.

Actividades como el mensaje oculto, se desarrollaron para dar a conocer el procedimiento de auditorías y los procedimientos obligatorios de la norma ISO 9001:2008, se trabajaron  armando un rompecabezas.

Aparecen  en la foto de izquierda a derecha: Yulieth Corredor Rincón, María Andrea Becerra Vargas, Adriana Cruz y Martha Liliana Camargo.
Producto No Conforme 

En la foto aparecen: Esperanza Rojas Flórez y Diego Riveros Mojica
Para lograr la comprensión del procedimiento del producto no conforme, se desarrollaron las siguientes actividades:

Estudio del flujograma del procedimiento de producto no conforme y para medir la eficacia de esta actividad, se identificaron los pasos a seguir para dar solución al tema en mención.

Se realizó la explicación y socialización del tema y luego se realizó actividad tipo quiz, en el cual se evidenció el entendimiento del tema.

COMPRAS

La frase es....

Mediante capacitación se realizó la socialización del procedimiento de Acciones correctivas, preventivas y de mejora al personal que conforma los procesos y  subprocesos de la Gestión Administrativa, Gestión Financiera, Gestión  Documental y Admisiones y Registro Académico en el campus de Cúcuta, se desarrolló un taller por grupos, el cual consistía en entregarle a cada grupo palabras cortadas que conformaban una frase referente al  tema de estudio, con el fin de que los funcionarios la armaran y al identificarla, procedían a explicarla al resto de los participantes en la actividad.

Decimos que ......

Esta actividad se llevó a cabo para apropiar los conocimientos impartidos en capacitaciones respecto al manual de calidad. La actividad consistió en organizar grupos entre los asistentes a la actividad, posteriormente se escribían varias palabras relacionadas con los capítulos e información contenida en el   manual de calidad en hojas de block,  las cuales se pegaban en la espalda de los compañeros de otro grupo, quienes a su vez debían leer las palabras de sus integrantes e identificar las frases  y situarse en la posición correspondiente para que el resto de participantes pudieran leer el mensaje de forma correcta, después de identificado, un interlocutor realizaba la explicación del mismo.  

Rompecabezas en el SGC-VAF

Con el fin de apropiar conocimientos referentes al SGC-VAF y posterior a la capacitación realizada, se desarrolló un taller con la participación del personal que conforma los procesos y  subprocesos de la Gestión Administrativa, Gestión Financiera, Gestión  Documental y Admisiones y Registro Académico en el campus de Cúcuta, el cual consistió en la entrega a cada grupo de una hoja de color y un cartón paja la cual debían unir para mayor consistencia, después el grupo debía escoger una frase relacionada con el tema de servicio al cliente, escribirla con marcador en la hoja de color y por el respaldo dibujar y cortar la hoja en forma de rompecabezas; cuando cada grupo tenía listo su rompecabezas, este fue intercambiado con otros grupos participantes quienes debían armarlo y explicar la frase identificada. 


CRÉDITO Y CARTERA

Calidad en la atención al Usuario

La calidad del servicio y los productos ofrecidos al cliente, proveen un valor agregado en el cual se requiere conocer sus necesidades y así poder satisfacerlas. Por ello, en el marco de la capacitación realizada desde la coordinación de la Tecnología en Gestión de Mercadotecnia de la Universidad de Santander, se dan a conocer estrategias de servicio de calidad y mejoras en la formación personal, para el aumento del rendimiento profesional relacionado con la atención al cliente.
En esta actividad participaron los equipos de trabajo del proceso de Admisiones y Registro Académico y el subproceso de Crédito y Cartera del Campus de Bucaramanga.  
En la imagen aparecen funcionarios del proceso de Admisiones y Registro Académico, del subproceso  de Crédito y Cartera en el momento  en que un docente del programa de Tecnología en Gestión de Mercadotecnia desarrolla la actividad.

Socialización de Servicios

Con el ánimo de dar a conocer a la comunidad académica los servicios que ofrece el subproceso de Crédito y Cartera, se diseñó un volante en donde se detalla las actividades más importantes que se realizan, el cual fue entregado de manera personalizada.

Gracias a esta actividad, se pudo despejar dudas o inquietudes que funcionarios de la UDES tenían. De este modo se da cumplimiento a uno de los objetivos del Sistema de Gestión de la Calidad: comunicar a la comunidad universitaria los procesos en forma clara, oportuna, transparente, pertinente y dinámica, mediante el uso de las tecnologías de la información y comunicación.




GESTIÓN DOCUMENTAL

Socialización Documentos del Proceso

La Coordinadora de GED reúne a su equipo de trabajo para realizar lectura de los documentos del SGC-VAF y del proceso, donde el grupo aclaró inquietudes, daba opiniones o ejemplos de situaciones, tomaba notas acerca de aspectos relevantes para el Sistema y el proceso. Se realizó preguntas relacionadas, de forma oral y  escrita.


Pregunta de Calidad del Momento

Durante la jornada laboral, la Coordinadora de Gestión Documental, contacta de forma telefónica o presencial a un miembro del equipo de trabajo, para formularle una pregunta relacionada con el conocimiento sobre los procedimientos del SGC-VAF y del proceso, para así lograr afianzamiento con los mismos.

La Coordinadora alerta a los participantes del equipo de trabajo al momento de la pregunta, si el participantes contesta favorablemente tiene 50 puntos, se hizo rondas de puntos adicionales, así mismo, se decidió que en momentos en que algún participante no supiera la respuesta, sugería alguien del grupo para que respondiera, si este la respondía adecuadamente tenía mayor punto por no ser su turno inicial.

La participación fue buena, la dinámica nos permitió repasar a todos los conceptos y fortalecer aquellos aspectos que no eran claros o se desconocían, manifiesta Esperanza Rojas Rojas, Coordinadora de Gestión Documental.





Mural

Se decidió con el equipo de trabajo, imprimir y mantener en sitio visible tablas de identificación y valoración de riesgos, con el fin de tener en cuenta y apropiar los aspectos de conocimiento y cumplimiento.





GESTIÓN TIC

El Tren de la Calidad 

Aparecen en la foto de izquierda a derecha, Margarita Quintero Chipagra, Raúl Granados Gómez, Jilmar Rangel Quintero, Deysi Carvajal Peña, Jaime Cárdenas Nuncira y  Elda Botello Rodríguez.
Aparecen en la foto de izquierda a derecha, Luis Carlos Barrera, William Peña Angulo, Oscar Diaz Orduz, Danny Flechas Salazar y Boris Morales Lizarazo.
Desde la Gestión de TIC del Campus de Cúcuta, se realizó la actividad denominada "El Tren de la Calidad" como cumplimiento al plan de acción de la segunda encuesta de percepción del Sistema de Gestión de Calidad, se inició con la entrada a la Estación VAF ubicada en la plazoleta del estudiante, donde se reunieron los diferentes procesos y subprocesos del SGC-VAF y por turnos, iban pasando representantes de cada uno de ellos, identificados con camisas del mismo color, tomando control de la ruta del tren, seguidamente realizaban preguntas a los integrantes de los demás procesos y subprocesos ubicados en la estación. Quienes respondieron correctamente fueron premiados con dinero simbólico y quien mas dinero recaudará sería el ganador de la actividad.

De acuerdo a la asistencia, se registraron 81 personas de las 100 convocadas, con lo cual se da cumplimiento a la cobertura esperada.

LOGÍSTICA

Implementación del Calendario OUTLOOK

De acuerdo a las solicitudes de apoyo logístico a eventos, se implementó la programación de actividades a realizar mediante el registro de los mismos en el calendario Outlook del subproceso de logística, con el fin de organizar de manera eficiente las actividades que comprometen al personal de servicios generales en el desarrollo de las mismas. 


Implementación de Evaluaciones del servicio a través de Encuestas Virtuales
Con el fin de recopilar eficientemente la información de las evaluaciones, se implementa la realización de encuestas a través de Google, mediante formularios que permiten administrar la información de las  evaluaciones de los servicios que actualmente son calificadas por los usuarios. Adicionalmente, el subproceso de logística realiza dicha implementación como compromiso con las políticas de ahorro de papel direccionadas por la oficina de gestión ambiental.  

Jornadas de Sensibilización 
Aparecen en la foto: Equipo de trabajo Subproceso de Logística
En el Campus de Bucaramanga, se llevaron a cabo jornadas de sensibilización del SGC-VAF relacionadas con la documentación propia y del  SGC-VAF.  Se realizaron repasos programados con todo el personal, con el fin de adaptarse a los conceptos propios del sistema,  estudio de los procedimientos del SGC-VAF y la documentación del subproceso.
Aparecen en la foto: Equipo de trabajo Subproceso de Logística

TESORERÍA

Aparecen en la foto de izquierda a derecha: Vanesa León León, María Castillo Vera, Elizabeth Carvajalino Arévalo y Nayibe Melo Pabón.
1.     Póngale el Ojo a la VAF

En esta cartelera se hacían varias afirmaciones, en cada una se debía colocar un ojo a la respuesta correcta, de esta manera se repasaban los diferentes conceptos y lineamientos establecidos dentro del SGC-VAF.

Esta actividad fue liderada por el personal que ejerce funciones de Tesorería en el Campus de Cúcuta y  participaron todos los funcionarios que pertenecían a los procesos y subprocesos de la VAF, que se acercaban a la oficina, construyendo de esta manera experiencias exitosas para todos. 





       










        Creciendo de la mano con la VAF

Esta actividad hace referencia al crecimiento constante del Sistema de Gestión de la Calidad VAF, a través   de  la mejora continua en cada uno de los procesos y subprocesos que   lo conforman; se escogió el árbol para tener presente  la política institucional de UDES-Verde   y el medio ambiente, las mariposas con su volar constante llevan el mensaje   a toda la Comunidad Universitaria sembrando la semilla en cada una de las   personas que conforman el Sistema y la Comunidad Académica. En cada   mariposa de esta cartelera hay varios números que corresponden a una   pregunta.

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